In 10 stappen naar een succesvolle beursdeelname

Deelnemen aan een beurs. Als u het goed aanpakt, houdt u er zomaar tientallen nieuwe leads aan over. Hoe haalt u gegarandeerd een optimaal rendement? Doorloop deze tien stappen bereid uw beursdeelname maximaal voor!

Stap 1 | Bepaal wat u uit uw deelname wilt halen en op welke wijze

  • Wat is uw doelstelling?
  • Hoe gaat u het aanpakken?

Op de beurs krijgt u de gelegenheid om in korte tijd zeer veel interessante leads te genereren waarmee u anders wellicht nooit in contact zou zijn gekomen. Grijp die kans!

Bepaal samen met collega’s (uw beursteam) concrete beursdoelstellingen. Het vooraf stellen van doelstellingen zorgt ervoor dat u de beursresultaten meetbaar maakt. Zo heeft u een referentiekader voor een volgende beursdeelname.

Stap 2 | Breng belangrijke doelgroepen in kaart

  • Wie wilt u op uw stand ontmoeten?
  • Aan welke voorwaarden moet uw beoogde nieuwe relatie voldoen?
  • Hoe nodigt u deze doelgroep uit?
Onderzoek mogelijkheden om doelgroepen gericht uit te nodigen. Dat kan op verschillende manieren, bijvoorbeeld via (direct) mail of telefonische benadering. Denk ook aan zoekmachinemarketing en het gebruik van sociale media.

tip

Sociale media: benut de mogelijkheden van Twitter en van netwerken als LinkedIn en Facebook en Instagram om de schijnwerpers op de beurs en uw beursaanwezigheid te zetten en bezoekers te ‘triggeren’ een bezoek te brengen aan uw stand.

Zoekmachinemarketing: ontwikkel op uw website een pagina met alle informatie over de beurs en uw beursdeelname. Zet een Google AdWord-campagne in om bezoekers naar deze pagina te trekken (en dus uiteindelijk naar uw stand op de beurs). Zorg ervoor dat u een directe link plaatst naar de ticketportal op de website zodat bezoekers gemakkelijk een ticket kunnen bestellen.

Om uw vaste klanten en de relaties die u al kennen een reden te geven u te bezoeken, is het van belang om hen iets nieuws te melden. Of nodig ze op een bepaald vast moment op uw stand uit, bijvoorbeeld voor een gezamenlijke lunch, samen met andere relaties. Zo heeft u de rest van de dag tijd voor die belangrijke nieuwe leads.

tip

Uitnodigingsservice: Wanneer u exposant bent van een van de beurzen of events van Easyfairs kunt u deelnemen aan de gratis uitnodigingsservice. Deze service is in het leven geroepen om voldoende kwalitatieve bezoekers naar de beurs te trekken zonder hier zelf veel werk aan te hebben. Er worden tientallen tot honderden uitnodigingen vanuit uw naam verzonden, waardoor uw relaties zien dat u aanwezig bent tijdens de beurs of het event. Zij worden persoonlijk uit uw naam uitgenodigd. U heeft de kans dat u deze bedrijven ontmoet op de beurs, aanzienlijk verhoogd. U levert voorafgaand aan de beurs uw relatielijst aan via een beveiligde omgeving die voldoet aan de AVG-wetgeving. Easyfairs zorgt ervoor dat uw relaties een uitnodiging krijgen vanuit uw naam. Professioneel en effectief!

Nodig uw prospects uit: Lange gesprekken voeren met vaste relaties is goed voor de band en voor ‘het netwerk’. Maar vergeet niet de nieuwe prospects. Deze groep is lastiger te benaderen, maar met een beetje extra effort is de vakbeurs een van de meest effectieve middelen om ze aan uw bedrijf te binden.

Stap 3 | Onderzoek waar uw doelgroep behoefte aan heeft

  • Wie zijn precies de bezoekers van de beurs en wat willen ze bereiken tijdens een beursbezoek?
  • Waar zijn ze enthousiast voor te krijgen?
  • Welke belangrijke vragen wil uw bezoeker beantwoord zien bij een bezoek aan de beurs of het event?
  • En wat doet uw concurrentie om de bezoekers te voorzien van de juiste informatie tijdens de beurs of het event?

Kijk voorafgaand aan uw deelname goed op de website van de beurs of het event waaraan u deelneemt, hier is het bezoekerspofiel te vinden waarop u ziet wie de beurs voorgaande jaren bezocht hebben en wat de informatiebehoefte van de bezoeker is. Voorbeeld: een bezoeker noemt als sterkste punt van een beurs; de innovaties.

Deze doelgroep zult u dus gericht moeten wijzen op: 

  • Een nieuwe ontwikkeling, dienst of product;
  • Iets wat onderscheidend is ten opzichte van uw concurrenten.

Let erop dat u specifiek gericht op uw product of dienst te werk gaat. Wilt u straks met iedereen langdurig in gesprek of wilt u aan de hand van een paar belangrijke vragen een selectie toepassen?

Stel, u biedt een dienst aan voor een middelgroot bedrijf. Dan is het van belang om al aan het begin van het gesprek te weten wat voor vlees u in de kuip hebt. Het is nogal vervelend voor uw gesprekspartner wanneer hij een half uur met u gesproken heeft, geïnteresseerd is en vervolgens van u hoort dat hij niet bij uw doelgroep hoort.

De voorwaarden waaraan uw nieuwe klant dient te voldoen, moet u in de voorbereiding goed in kaart brengen en duidelijk briefen aan uw standbemanning.

Stap 4 | Bepaal een meetbare target

Doelen motiveren en stimuleren uw medewerkers. U wilt leads genereren en resultaat. En u wilt na de beurs kunnen bepalen of het succesvol is geweest en of u vaker deel gaat nemen aan een beurs of een event.

Vanzelfsprekend dienen de targets realistisch te zijn. Maak een notitie van de verwachtingen, spreek ze door en kom na de beurs weer samen om de resultaten te evalueren. Wat heeft de beurs gedaan voor uw merk- en naamsbekendheid, wat heeft u zelf geleerd? Hoeveel serieuze leads heeft u gegeneerd? 

Dit zijn de personen waarmee u en uw medewerkers een follow-up hebben afgesproken. Denk aan een afspraak, een telefonisch contact of het toezenden van specifiek gevraagde documentatie, waarna weer gebeld kan worden voor nadere toelichting.

Stel, u staat drie dagen op de beurs met vijf medewerkers op de stand. Het aantal effectieve beursuren per dag bedraagt zes. Dat is 3 x 6 uren = 18 uren x 5 standbemanningsleden = 90 beursuren. Slaagt men erin twee leads per uur te genereren, dan levert dat in drie dagen tijd dus 180 leads op. Probeer dat maar eens voor elkaar te krijgen met de normale verkoopinspanning van uw verkoopadviseurs zonder een vakbeurs!

Stap 5 | Ontwikkel een strategie om de geplande doelstellingen te behalen

Heeft u de doelstellingen geformuleerd? Dan is het nu zaak om te bekijken hoe u ze gaat realiseren. 

  • Hoe groot moet de stand of de vloeroppervlakte zijn?
  • Wat gaat u exact presenteren?
  • Wie gaan de stand bemannen? Alleen sales of ook technische mensen?
De kans is groot dat u het formaat van de stand laat afhangen van de prijs die u per vierkante meter op de beurs betaalt. Bij deze stap is ook het contact met uw contactpersoon van Easyfairs van groot belang. Die heeft veel ervaring en kan u goed adviseren. Op de website van de vakbeurs staat uw contactpersoon.

Stap 6 | Stem uw marketing af op uw beursdeelname

Zorg dat u in verschillende uitingen duidelijk maakt dat u aan de beurs gaat deelnemen en wat u daar gaat presenteren. Dat kan bijvoorbeeld op uw website, met een banner waarop de beursdeelname staat aangekondigd of in een speciale beursmailing naar uw relaties en prospects. Aarzel niet om er een aanbieding of een leuke actie aan toe te voegen waardoor u uw relatie nog meer uitnodigt voor een bezoek op uw stand.

tip

Vanuit Easyfairs ontvangt u een persoonlijke registratielink en een verzameling van banners en uitingen waarmee u uw beursdeelname kunt promoten bij uw eigen relaties en potentiële relaties. Ook ontvangt u een digitale uitnodiging waarmee u uw relaties, buiten deelname aan de uitnodigingsservice, nogmaals persoonlijk kunt uitnodigen voor een bezoek aan uw beurs. Alle promotiematerialen vindt u terug in My Easyfairs of op deze website onder het kopje ‘’hoe promoot ik mijn beursdeelname’’.

Stap 7 | Zorg voor een gedegen voorbereiding van uw standmedewerkers

U kunt nog zo’n doordachte stand hebben, het zijn de personen op de stand die het moeten waarmaken. Besef goed dat u geen tweede kans krijgt voor een eerste indruk. De voorbereiding van de standmedewerkers is zonder meer een van de belangrijkste aandachtspunten bij uw beurspresentatie. Uw medewerkers zijn, samen met de stand, het visitekaartje van uw organisatie tijdens uw deelname. Denk bijvoorbeeld na over details als kleding en het kan handig zijn om één hoofdaanspreekpunt aan te wijzen waarmee het makkelijker is om het overzicht te houden tijdens de deelname.

Stap 8 | Denk na over een beursactie

Voeg iets extra’s toe aan uw stand! Organiseer bijvoorbeeld iets op uw stand waarmee u mensen naar uw stand trekt of zorg voor interactie op uw stand. Geluid en beweging, een presentatie, of een demonstratie trekken makkelijk de aandacht van voorbijlopende bezoekers. Zorg ervoor dat u eruit springt tussen de vele deelnemers en dat de bezoeker uw stand onthoud wanneer het bezoek voorbij is. Denkt u ook aan de spreekwoordelijke beurs-hebbedingetjes? Ook hier geldt: het moet iets toevoegen aan uw product of dienst en de medewerkers in uw stand moeten er iets mee kunnen, maar het uitdelen van gadgets zorgt er nog steeds voor dat uw organisatie ook na het beursbezoek nog in de gedachte blijft van de bezoeker.

tip

Easyfairs doet er (met o.a. de uitnodigingsservice) alles aan om te zorgen dat een kwalitatief hoogwaardige groep bezoekers naar de beurs komt. Zo voorkomen we dat we bezoekers trekken die niet voldoen aan de kwaliteit die we voor ogen hebben. Deelnemen aan de uitnodigingsservice draagt dus bij aan de kwaliteit van de bezoeker en is daarmee erg belangrijk voor de kwaliteit van uw beursdeelname.

Ook zijn er naast uw stand, tientallen extra promotiemogelijkheden die zorgen voor meer exposure. Denk bijvoorbeeld aan toiletreclame, promotie in het standhoudersrestaurant, buitenreclame, of een rode loper met uw logo. Doe uw extra promotiebestellingen via My Easyfairs.

Let op! Bestel uw beurs faciliteiten zoals elektrapunten, meubilair en verlichting voor de vroegboek deadline die met u gecommuniceerd is in My Easyfairs en bespaar tot wel 30%. Na deze datum kunnen we de bestelling niet meer meenemen in de reguliere voorbereiding waardoor er extra kosten aan verbonden zijn. Noteer de datum dus in uw agenda.

Stap 9 | Zorg voor een goede evaluatie na afloop van de beurs

Tot slot is het verstandig om na de beurs met de totale groep te evalueren. 

  • Hoe is de beurs ervaren?
  • Hoe was de kwaliteit van de bezoekers?
  • Hoe verliepen de gesprekken?
  • Wat is de kwaliteit van de leads?

De antwoorden op deze vragen bieden houvast bij de voorbereiding van een eventuele nieuwe beursdeelname. 

tip

Vul de enquête in die u ontvangt na afloop van de beurs, zodat Easyfairs uw beoordeling kan meenemen in de evaluatie. Laat uw stem horen zodat Easyfairs de beurs of het event waaraan u heeft deelgenomen kan door ontwikkelen en kan laten aansluiten bij uw beurswensen. Ook is het goed om in contact te blijven met de beursorganisator, Easyfairs organiseert de vakbeurs voor uw branche of community. We luisteren dan ook graag naar uw advies.

Stap 10 | Plan een goede follow-up

Plan direct na uw beurs een: ‘FOLLOW-UP middag’. Stuur informatie naar uw leads of bel ze om een afspraak te maken. Binnen alle EasyGo pakketten maakt u gebruik van de SmartBadge technologie waardoor bezoekers op eenvoudige wijze uw informatie kunnen verzamelen. Heeft u echter een GoLeads, GoPlus of GoPremium pakket? Dan kunt u met VisitConnect makkelijk de gegevens van de bezoekers die u gesproken heeft verzamelen. Hiermee voorkomt u een stapel onoverzichtelijke visitekaartjes na afloop van de beurs en beheert u alles digitaal. Zo makkelijk was het opvolgen van uw leads nog nooit.

tip

Kom uw beloftes altijd na. Wanneer u zegt dat u iets zult toesturen of zult bellen, doe dat dan ook. Maak gebruik van de goodwill die u in het beursgesprek hebt opgebouwd!

Deel dit bericht:

Share on facebook
Facebook 0
Share on google
Google+ 0
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn 0